Abstract
In the digital age, the most basic unit of records management is a document file. Depending on whether each document file is produced in an open standard format or an exclusive proprietary format, there is a cost difference in the process of use and long-term preservation. As government agencies moved to cloud-based business management systems, web-based document editing software was newly adopted. They had the opportunity to select a new file format for web-based document editing software. This paper deals with strategies to maximize the advantages of open standard formats while considering the legacy public document production practices. It introduces ISO/IEC 26300:2006 ODF, ISO/IEC 29500:2008 OOXML, KS X 6101 OWPML, etc. as open standard formats, and looks at considerations when choosing a format and web-based document editing software. In addition, it proposes a strategy to maintain the format of document files shared in cloud storage as an open standard format.
디지털 시대에 기록관리의 가장 기본 단위는 문서파일이 된다. 각 문서파일이 개방형 표준 포맷으로 생산되느냐 배타적 독점 포맷으로 생산되느냐에 따라 활용과 장기보존 과정에 비용 차이가 발생한다. 정부기관들이 클라우드 기반의 업무관리시스템으로 이전하면서 웹기안기를 새로 채택하고. 기안문 파일포맷을 새로 선택하는 기회를 갖게 되었다. 기존의 공문서 생산 방식을 존중하면서 개방형 표준포맷이 갖는 이점을 최대한 살리기 위한 전략을 다룬다. 개방형 표준포맷으로 ISO/IEC 26300:2006 ODF, ISO/IEC 29500:2008 OOXML, KS X 6101 OWPML 등을 소개하고, 포맷과 웹기안기의 선택시 고려사항을 살펴본다. 또한, 클라우드 스토리지에서 공유하는 문서파일의 포맷도 개방형 표준포맷으로 유지하는 전략을 제안한다.
